Fuarda toplanan müşteri taleplerini CRM'e aktarmanın en sağlıklı yolu QR formu, kartvizit ve temsilci notlarını aynı talep modelinde birleştirmek; her kayda etkinlik kaynağı, şirket/kişi, ihtiyaç, öncelik ve sorumlu bilgisi eklemek ve ilk takip görevini otomatik oluşturmaktır. Kartvizitleri fuar sonrasında topluca Excel'e geçirmek yerine mümkün olduğunca görüşme anında veya aynı gün dijital kayıt oluşturun; böylece kimin ne istediği ve hangi satış temsilcisinin takip edeceği kaybolmaz.
QR, kartvizit ve manuel notlar neden tek CRM kuyruğunda birleşmeli?
Fuar alanında aynı müşteri farklı kanallardan kayda girebilir: ziyaretçi QR formunu doldurur, kartvizit bırakır ve satış temsilcisi ayrıca not alır. Bunları üç bağımsız liste gibi yönetmek çift kayıt ve sahiplik sorununa yol açar. Kanalı silmek yerine kaynak alanında koruyun; kişi ve şirketi eşleştirip görüşmeyi tek talep/fırsat geçmişine bağlayın.
| Kaynak | CRM'e aktarılacak veri | Kontrol |
|---|---|---|
| QR form | İletişim, şirket, ihtiyaç, ürün ilgisi | Sunucu doğrulaması ve tekrar kontrolü |
| Kartvizit | Ad, şirket, görev, iletişim | Okuma hatasını insan doğrulasın |
| Temsilci notu | İhtiyaç, zamanlama, görüşme özeti | Serbest metin tek başına sınıflandırma olmasın |
| Randevu / demo | Tarih, ürün, sonraki adım | Sorumlu ve görev oluşturulsun |
Fuar lead kaydında hangi alanlar tutulmalı?
- Etkinlik ve stand kaynağı; gerekiyorsa kampanya/QR kodu.
- Kişi adı, şirket ve geri dönüş için gerekli iletişim kanalı.
- İlgilenilen ürün veya hizmet ve kısa ihtiyaç özeti.
- Talebin aşaması: yeni, değerlendirilecek, nitelikli, teklif, takip veya uygun değil.
- Sorumlu satış temsilcisi ve bir sonraki takip tarihi.
- Verinin nasıl elde edildiği ve gerekli aydınlatma/izin kayıtları.
Talepler nasıl sınıflandırılmalı?
İlk sınıflandırmayı satışın karar verebildiği az sayıda alanla yapın. Ürün ailesi, hedef ülke/bölge, yaklaşık zamanlama ve talep türü çoğu B2B ekip için başlangıç noktasıdır. 'Sıcak lead' gibi yoruma açık tek bir etiket yerine neden öncelikli olduğunu gösteren alanlar kullanın.
| Sinyal | Örnek durum | CRM işlemi |
|---|---|---|
| Bilgi talebi | Katalog/teknik bilgi istiyor | Bilgilendirme + takip görevi |
| Teklif talebi | Ürün, miktar veya proje belli | Satış değerlendirmesi |
| Distribütör görüşmesi | Bölge ve iş modeli konuşuldu | Kanal satış kuyruğu |
| Mevcut müşteri | Yeni ürün veya servis ihtiyacı | Mevcut hesap sorumlusuna bağla |
| Belirsiz | Not yetersiz | İnceleme kuyruğuna gönder |
Satış temsilcisi ataması nasıl yapılmalı?
Atama kuralını yalnız çalışan adına bağlamayın. Ürün grubu, bölge/ülke, mevcut müşteri sahipliği ve dil gibi iş kuralları kullanılabilir. Hiçbir kurala uymayan kayıt sahipsiz kalmamalı; genel inceleme kuyruğuna düşmelidir. Atamadan sonra CRM otomatik olarak ilk temas görevi ve son tarih oluşturabilir.
Fuar sonrası takip akışı nasıl kurulmalı?
| Aşama | Otomasyon | İnsan kararı |
|---|---|---|
| Kayıt | Talep ID ve kaynak oluştur | Notu doğrula |
| Eşleştirme | Kişi/şirket adaylarını bul | Yanlış birleşmeyi önle |
| Atama | Kurala göre sorumlu öner/ata | Gerekirse değiştir |
| İlk takip | Görev ve son tarih aç | İhtiyacı doğrula |
| Teklif | Fırsata teklif kaydı bağla | Fiyat ve kapsamı belirle |
| Sonuç | Takip gecikmesini uyar | Kazanıldı/kaybedildi nedenini gir |
Takibin amacı herkese aynı otomatik e-postayı göndermek değildir. Görüşmede konuşulan sonraki adımı yerine getirmektir. Teknik katalog isteyen kişiyle numune talep eden veya fiyat bekleyen kişinin takip görevi aynı olmamalıdır.
Kurgusal örnek: Makine üreticisinin fuar günü
Bu örnek tamamen kurgusaldır; Akhisar Dijital müşterisi veya gerçek performans sonucu değildir. Endüstriyel paketleme makinesi üreten bir şirketin fuarda 74 ziyaretçi kaydı aldığını varsayalım. QR formundan gelen kayıtlar anında CRM kuyruğuna girerken kartvizitler aynı gün görevli ekip tarafından doğrulanır. Sistem ürün grubuna göre satış kuyruğu önerir; temsilci görüşme notunu kontrol edip gerçek teklif talebi olan kayıtları fırsata dönüştürür. Böylece '74 lead aldık' ile 'kaç gerçek teklif süreci başladı?' birbirinden ayrılır.
Fuar iletişim bilgilerini CRM'e aktarırken KVKK açısından neye dikkat edilmeli?
Fuar ortamında ad, telefon, e-posta ve kartvizit bilgileri kişisel veri içerebilir. Veri sorumlusu, somut işleme faaliyetinin hukuki sebebini kendi koşullarına göre belirlemeli ve kişisel veriler elde edilirken aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmelidir. Açık rızaya dayanılan bir işleme varsa aydınlatma ile açık rıza tek bir birleşik onay gibi kurgulanmamalıdır. Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 18 Şubat 2026 tarihli 2026/347 sayılı İlke Kararı, aydınlatma ve açık rıza metinlerinin ayrı düzenlenmesini; aynı sayfadaysa farklı başlıklar ve ayrı beyanlar kullanılmasını açıkça belirtir.
Fuar kapanmadan önce kontrol listesi
| Kontrol | Beklenen durum |
|---|---|
| Kaynak | Fuar/etkinlik ve kanal kayıtlı |
| Tekrar kayıt | Aynı kişi/şirket körlemesine çoğaltılmıyor |
| Görüşme notu | Talebi anlayacak kadar açık |
| Sınıflandırma | Bilgi/teklif/partner/mevcut müşteri ayrılmış |
| Sahiplik | Her takip edilecek kaydın sorumlusu var |
| Sonraki adım | Görev ve tarih tanımlı |
| Veri süreci | Aydınlatma ve gerekli izin kayıtları süreçle uyumlu |
| Raporlama | Lead sayısı ile nitelikli fırsat ayrı ölçülüyor |
Fuarın satış katkısı nasıl ölçülmeli?
Yalnız toplanan kartvizit veya form sayısını başarı metriği yapmayın. CRM'de etkinlik kaynağını koruyarak doğrulanan talep, nitelikli fırsat, oluşturulan teklif, kazanılan satış ve satış döngüsü süresini ayrı izleyin. Böylece yüksek ziyaretçi sayısı ile ticari sonuç birbirine karıştırılmaz; fuarın katkısı kanıta dayalı değerlendirilebilir.
Sık sorulan sorular
Kartvizitleri fuar sonunda Excel'den CRM'e aktarmak yeterli mi?
Aktarılabilir; ancak görüşme notu, kaynak, sorumlu ve sonraki adım ayrı tutulmuyorsa yalnız iletişim listesi oluşur. Mümkünse görüşme anında veya aynı gün yapılandırılmış kayıt oluşturun.
Aynı kişi hem QR form doldurup hem kartvizit bırakırsa ne yapılmalı?
İki ayrı müşteri yaratmak yerine kişi/şirket eşleşmesini kontrol edin; kanal bilgisini ve görüşme olaylarını aynı geçmişte koruyun.
Her fuar ziyaretçisi nitelikli lead sayılır mı?
Hayır. Ziyaret veya kartvizit bir temas kaydıdır. İhtiyaç ve uygunluk doğrulandıktan sonra nitelikli fırsat olarak sınıflandırılmalıdır.
Satış temsilcisi otomatik atanabilir mi?
Evet. Ürün, bölge, dil veya mevcut müşteri sahipliği gibi kurallar kullanılabilir; ancak eşleşmeyen kayıtlar için insan inceleme kuyruğu bulunmalıdır.
Aydınlatma ve açık rıza aynı kutucukla alınabilir mi?
Açık rızaya dayalı veri işleme varsa KVKK'nın 2026/347 sayılı İlke Kararı aydınlatma ve açık rıza süreçlerinin ayrı düzenlenmesini; aynı sayfadaysa farklı başlıklar ve ayrı beyanlar kullanılmasını belirtir.