Bayi Sipariş Portalı Nedir? B2B Sipariş, Özel Fiyat ve Cari Hesap Yönetimi

Telefonla alınan sipariş, Excel'deki bayi fiyatları ve WhatsApp üzerinden paylaşılan stok listeleri küçük ölçekte yönetilebilir görünse de bayi ve ürün sayısı arttıkça bir ürün için hangi fiyatın geçerli olduğu, hangi siparişin onaylandığı veya hangi faturanın açık kaldığı karışabilir. Bayi portalının amacı bayi ilişkisini tamamen otomatikleştirmek değil, tekrar eden işlemleri görünür ve izlenebilir bir sipariş akışına dönüştürmektir. Bu rehber Türkiye genelinde üretici, distribütör ve toptancılar için portalın hangi özelliklerle tasarlanacağını ve kurulum kararlarını açıklıyor.

Bayi sipariş portalı nedir?

Bayi sipariş portalı, son tüketiciye açık standart alışveriş sitesinden farklı olarak tanımlı ticari müşterilerin giriş yaptığı bir sipariş ve hesap yönetim alanıdır. Her bayi yalnız kendisine yetkili kılınan ürünleri, fiyatları, sipariş geçmişini ve uygun görülen hesap bilgilerini görür. Portal, ürün kataloğu ile mevcut iş yazılımı arasında güvenli bir işlem katmanı oluşturabilir; sipariş, stok, sevkiyat ve fatura kayıtları aynı olay üzerinden ilişkilendirilir.

Örneğin aynı ürünü alan iki distribütör farklı satın alma koşullarıyla çalışıyorsa iki firma kendi fiyatını ve ödeme koşulunu görebilir. Satış temsilcisi de yetkili olduğu bayinin siparişini inceleyebilir. Bu ayrım ekran tasarımının ötesinde, sunucu ve veri katmanında uygulanmalıdır.

Hangi işletmelerin bayi sipariş sistemine ihtiyacı var?

Ürünlerini bölge bayileri üzerinden satan üreticiler, çok markalı toptancılar, yedek parça dağıtıcıları, gıda ve ambalaj distribütörleri ile saha satış ekipleri bulunan işletmeler bir bayi portalından yararlanabilir. Önemli ölçüt işletmenin büyüklüğü değil; tekrar eden kurumsal müşterilere farklı fiyat, sipariş veya sevkiyat kuralları uygulayıp uygulamadığıdır.

Excel ve WhatsApp ile bayi siparişi ne zaman yetersiz kalır?

Aynı ürün fiyatının farklı dosyalarda bulunması, siparişin mesaj içinde kaybolması, bayinin güncel stok için sürekli araması veya çalışanların aynı siparişi iki kez sisteme girmesi düzenli bir portal ihtiyacının işaretidir. Ancak her işletmeye hemen özel yazılım gerekmez. Önce en çok hata üreten işlemleri ölçün: fiyat düzeltme sayısı, bekleyen sipariş, yeniden veri girişi ve geciken teslimatlar. Yazılımın kapsamını bu darboğazlardan çıkarın.

Bayiler sisteme nasıl giriş yapmalı?

Her bayi için bir firma hesabı açılmalı; firma çalışanları tek şifreyi paylaşmak yerine kendilerine atanmış kullanıcı hesaplarıyla giriş yapmalıdır. Firma yöneticisi sipariş ve hesap geçmişini görebilirken satın alma çalışanı yalnız sipariş oluşturabilir, finans kullanıcısı faturaları inceleyebilir. Üretici tarafında satış temsilcisi, bölge müdürü, finans ve depo rollerinin erişimleri de birbirinden ayrılmalıdır.

• Her kullanıcının benzersiz hesabı ve uygun oturum güvenliği
• Firma ve şube bazlı rol/izin matrisi
• Ayrılan personelin erişimini kolayca kapatma
• Fiyat veya sipariş değişiklikleri için işlem geçmişi
• Yetkisiz bayinin başka firmaya ait cari hesap veya fiyat verisine ulaşmasını engelleyen sunucu kontrolleri

Her bayiye farklı fiyat verilebilir mi?

Evet. Bayi grubu, ürün grubu veya belirli firma için ayrı fiyat listeleri tanımlanabilir. Standart bir tasarımda temel liste fiyatı, grup indirimi, bayi anlaşması, kampanya ve gerektiğinde ürün bazlı istisna ayrı alanlarda tutulur. Sistemin hangi fiyat kuralının öncelikli olduğunu açıkça belirtmesi gerekir; aksi halde aynı siparişe birden fazla indirim uygulanabilir.

Örneğin örnek senaryoda A bayisinin belirli bir ürün grubu için %8, B bayisinin %12 anlaşması olabilir. Bu oranlar yalnız açıklama amaçlıdır. Sipariş onaylandıktan sonra fiyat ve vergi hesaplarının hangi kayıtla kilitlendiği net olmalı; sonradan fiyat listesi değişmesi geçmiş siparişleri sessizce yeniden hesaplamamalıdır.

Bayiye özel kampanya ve vadeli fiyatlar nasıl yönetilir?

Kampanyalar için başlangıç ve bitiş tarihi, kapsamlı ürünler, yararlanabilen bayi grupları, maksimum sipariş miktarı ve indirimlerin birleştirilip birleştirilemeyeceği belirlenir. Vade farkı veya özel ödeme koşulu uygulanıyorsa fiyat gösterimi sözleşmeyle uyumlu olmalı; özel fiyat talepleri yetkili kişi tarafından onaylanmalıdır. İstisnai değişiklikler işlemin gerekçesi ve değişiklik geçmişiyle kaydedilmelidir.

Bayiler hangi stok bilgilerini görmeli?

Depodaki fiziksel miktar ile siparişe açılabilecek miktar aynı olmayabilir. Ayrılmış ürünler, kalite kontrol bekleyen stok, sevkiyat hazırlığı ve güvenlik stoğu dikkate alınmalıdır. Bayiye ürünün satılabilir adedi, stokta yok durumu veya uygun olduğunda tahmini tedarik tarihi gösterilebilir. Tedarik tarihi kesin değilse taahhüt gibi sunulmamalıdır. Üretici, ürün ve bayi tipine göre hangi stok bilgisinin kamuya değil yetkili bayilere gösterileceğini tanımlamalıdır.

Bayiler çevrimiçi siparişleri nasıl oluşturur?

Bayi giriş yaptıktan sonra yetkili kataloğundan ürün, varyant ve miktar seçer; koli/palet katları ile kampanya veya iskonto kuralları hesaplanır. Sepet özetinde net birim fiyat, miktar, varsa vergi/taşıma kalemleri ve beklenen teslimat koşulları açıkça görünmelidir. Sipariş gönderildikten sonra sistem merkezi sipariş numarası üretmeli, yinelenen buton tıklamaları veya ağ tekrarları ikinci bir sipariş oluşturmamalıdır.

Siparişin üretici ERP sisteminde ayrı bir numara alması gerekiyorsa hem portal sipariş kimliği hem ERP belge kimliği saklanmalıdır. Bayi durum ekranı bu iki kayıt arasındaki bağlantıyı kullanır. ERP'ye aktarımın başlaması siparişin ERP tarafından kesin olarak kabul edildiği anlamına gelmez; işlem sonucu ayrıca doğrulanmalıdır.

Minimum sipariş, koli ve palet kuralları nasıl uygulanır?

B2B siparişlerde bazı ürünler tek adet yerine altılı koli, on ikili paket veya tam palet satılabilir. Ürün kartında minimum miktar ve artış adımı tutulabilir; örneğin altılı koli satılan bir üründe 6, 12 ve 18 adet geçerli olabilir. Bayi türüne göre minimum sipariş tutarı veya nakliye koşulu değişiyorsa sepet aşamasında açık uyarı verilmeli, sipariş tamamlandıktan sonra sürpriz ek maliyet oluşturulmamalıdır.

Bayi siparişleri nasıl onaylanmalı?

Her siparişin manuel onaydan geçmesi gerekmeyebilir. Stokta olan, geçerli fiyatla ve kredi limitini aşmadan verilen sipariş otomatik kabul edilebilir. Özel fiyat, eksik stok, limit aşımı veya yüksek tutar durumlarında satış, finans veya yönetici onayı gerekebilir. Portalda taslak, gönderildi, onay bekliyor, kabul edildi ve reddedildi gibi net aşamalar bulunmalı; ret veya revizyon gerekçesi yetkili bayi kullanıcısına anlaşılır biçimde iletilmelidir.

Bayi sipariş durumu nasıl takip edilir?

Bayi için tek ve anlaşılır durum akışı sunulmalıdır: alındı, onay bekliyor, onaylandı, hazırlanıyor, kısmen sevk edildi, sevk edildi ve teslim edildi. Sipariş satırları farklı depolardan veya tarihlerde çıkıyorsa yalnız üst sipariş durumunu göstermek yanıltıcı olabilir. Parsiyel sevkiyat miktarı, kargo veya lojistik takip numarası ve kalan miktar ayrı ayrı gösterilmelidir.

Cari hesap sistemi bayi portalına bağlanabilir mi?

Mevcut muhasebe veya ERP yazılımı destekliyorsa bayi kendi açık fatura, vadesi gelen bakiye, tahsilat ve cari hareket özetini portaldan görebilir. Ancak portalda görünen rakamların tek yetkili finansal kaynaktan gelmesi ve hangi tarih/saatte güncellendiğinin belirtilmesi önemlidir. Portal yalnız görüntüleme ve sipariş ön kontrolü yapıyorsa resmî muhasebe kaydının yerini almamalıdır. Finansal hareketler yetkili kullanıcılarla sınırlanmalıdır.

Bayi kredi limiti nasıl kontrol edilir?

İşletmenin ticari politikası varsa portal, açık risk ve bekleyen siparişlerin etkisini hesaba katarak yeni siparişe izin verebilir veya onay talep edebilir. Kredi limiti kontrolü için hangi belgelerin ve ödenmemiş kalemlerin hesaba katıldığı önceden tanımlanmalıdır. Sistem açık bir 'limit doldu' uyarısı verebilir, fakat limit aşımında siparişi otomatik iptal etmek yerine kurumsal süreç gerektiriyorsa finans yöneticisine gönderebilir.

Fatura ve muhasebe entegrasyonu nasıl yapılır?

Ürün, bayi, vergi bilgisi, iskonto, sipariş ve ödeme kayıtları portal ile muhasebe sistemi arasında tutarlı eşleştirilmelidir. Siparişten doğrudan fatura oluşturulacağı varsayılmamalı; teslimat, parsiyel sevk, onay ve ilgili ticari süreçlere göre muhasebe sisteminin doğru tetikleme noktası belirlenmelidir. Hatalı aktarım yeniden denenirken çift fatura veya çift cari hareket oluşmaması için işlem kimliği ve durum sorgulama kullanılmalıdır. Hangi belgeyi hangi sistemin ürettiği sözleşme ve işletme iş akışıyla netleştirilmelidir.

Çok depolu stok ve sevkiyat nasıl yönetilir?

İşletme birden fazla depodan ürün gönderiyorsa merkezi satılabilir stok ile depo bazlı gerçek stok birbirinden ayrılmalıdır. Siparişin tamamı tek depoda bulunmuyorsa kısmi sevk, depolar arası aktarım veya tedarik bekleme seçenekleri belirlenir. Bayi ekranında mümkünse hangi kalemin hazırlandığı, hangisinin yolda olduğu ve hangisinin beklediği gösterilir. Nakliye ve minimum sipariş koşulları bu parçalı sevkiyatlarda yanlış hesaplanmamalıdır.

İade ve eksik teslimat nasıl kaydedilir?

Bayi, eksik gelen veya hasarlı ürüne ilişkin talep oluşturduğunda ilgili sipariş satırını, ürün miktarını ve talep gerekçesini seçebilmelidir. İade gelen ürün fiziksel kontrolden geçmeden yeniden satılabilir stoğa alınmamalı; kısmi iadenin fatura, fiyat, kampanya ve cari hesap etkileri ayrıca değerlendirilmelidir. Depo, satış ve finans ekipleri aynı talep üzerinde çalışırken yetki ve durum geçişleri açık olmalıdır.

ERP veya mevcut muhasebe programına bağlanabilir mi?

Hazır API, dosya aktarımı veya uygun bir entegrasyon katmanı üzerinden ürün, bayi, sipariş, stok, fatura ve ödeme bilgileri bağlanabilir. Ancak her sistemin API kapsamı, kullanım sınırı ve sürüm değişikliği farklıdır. Ürünün asıl kaynağı ERP, siparişin alındığı yer portal ve finansal kayıtların asıl kaynağı muhasebe olabilir; hangi alanın hangi yönde güncelleneceği alan bazında tanımlanmalıdır. Kayıtlar tekrar işlendiğinde mükerrer belge üretmemek için idempotency ve hata izleme gereklidir.

Saha satış temsilcileri portaldan nasıl yararlanır?

Satış temsilcisi tablet veya telefondan yetkili olduğu bayi adına sipariş taslağı hazırlayabilir, ürün kataloğunu ve mevcut anlaşmaları görebilir, görüşme sonrası takip görevi oluşturabilir. Bayi adına verilen siparişin kimin tarafından oluşturulduğu ve hangi yetkiyle gönderildiği kayıt altına alınmalıdır. Çevrimdışı sipariş gerekiyorsa son senkronizasyon zamanı ve taslak/nihai sipariş farkı açık gösterilmelidir; çevrimdışı taslak çevrimiçi onaydan geçmeden kesin sipariş sayılmamalıdır.

Bayi portalında hangi yönetim raporları bulunmalı?

Yönetim paneli yalnız toplam satış göstermemelidir. Bayi bazlı sipariş sıklığı, açık sipariş sayısı, en çok talep edilen ürünler, geç teslim edilen kalemler, fiyat istisnaları, açık tahsilat ve aktif bayi oranı gibi göstergeler iş kararına katkı sağlar. Bayilerin sadece kendi ticari bilgilerini görebileceği, şirket yöneticilerinin ise yetkisi dahilinde bölgesel veya tüm ağı karşılaştırabileceği rapor yapısı oluşturun.

Bayi ve çalışan verileri nasıl korunmalı?

Bayiye ait ticari fiyat, cari hareket, vergi veya iletişim bilgileri herkese açık bir web sayfasında, sayfa kaynak kodunda ya da arama motoruna sunulan JSON-LD içinde yer almamalıdır. Kullanıcı kimliği, firma/şube yetkisi, kayıt görüntüleme sınırları, işlem günlüğü, aktarım güvenliği ve yedekleme tasarımın parçası olmalıdır. Çalışanların kişisel verileri için amaç, veri işleme şartları ve saklama süreleri ayrıca değerlendirilmelidir. Gereksiz kişisel veri toplamak yerine işle ilgili asgari alanları kullanın.

KVKK'nın açıklamalarında kişisel veri işlemenin belirli, açık ve meşru amaçlar için; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde yapılması gerektiği belirtilir. KVKK — Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Temel İlkeler

Hazır B2B yazılım mı, özel bayi portalı mı?

Standart ürün ve fiyat listeleriyle çalışan, depo veya onay akışı karmaşık olmayan işletmeler hazır B2B modülleriyle daha hızlı başlayabilir. Özel iskonto matrisleri, üretim terminleri, çoklu ERP veya karmaşık bayi hiyerarşisi gibi ihtiyaçlarda özel yazılım değerlendirilir. Her iki seçenekte de veriyi dışa aktarma, kullanıcı yetkileri, sürüm güncellemeleri, entegrasyon sınırları ve bakım koşulları önceden açıklığa kavuşturulmalıdır.

Bayi sipariş portalı fiyatı neye göre değişir?

Fiyatlandırmayı etkileyen temel unsurlar bayi ve eş zamanlı kullanıcı sayısı, ürün-varyant adedi, farklı fiyat listeleri, depo ve şube sayısı, ERP/muhasebe bağlantısı, sipariş onay adımları, veri aktarımı, mobil saha ekranları, raporlama ve bakım kapsamıdır. Yalnız yazılım lisans veya geliştirme bedelini değil; personel eğitimi, veri temizliği, eski sistemle geçiş ve destek maliyetlerini de ilk yıl bütçesine ekleyin. Güncel ve kapsamı belli bir teklif alınmadan tek bir rakam vermek sağlıklı değildir.

Bayi portalı ne kadar sürede kurulur?

Hazır yazılımda kurulum ve ürün yüklemesi kısa olabilir; ancak fiyatların doğru aktarılması, firma hesaplarının açılması, ERP bağlantısı ve pilot testler tamamlanmadan gerçek yayına geçilmemelidir. Özel projede analiz, ekran/veri tasarımı, entegrasyon, kalite testleri ve eğitim ayrı teslimat aşamalarıdır. Takvim, ürün ve bayi sayısı ile mevcut verinin temizliğine bağlıdır. Birkaç pilot bayiyle başlayıp sorunlar düzeltildikten sonra tüm ağı sisteme almak daha kontrollü bir yaklaşımdır.

Bayi portalında SEO ve GEO nasıl planlanmalı?

Yalnız yetkili bayilere gösterilen fiyat ve cari hesap ekranlarını Google'da görünür yapmak doğru bir hedef değildir. Kamuya açık üretici web sitesi için marka, ürün grupları, toptan çalışma koşulları, hizmet bölgeleri, iletişim ve bayi başvuru sayfaları ayrı hazırlanmalıdır. Arama motorlarının tarayabildiği ürün/kategori sayfalarında anlamlı başlıklar, erişilebilir içerik ve uygun olduğunda Product yapılandırılmış verisi kullanılabilir; özel fiyat, alacak ve kişisel veriler kamuya açık şemalara eklenmemelidir. Yapay zekâ sistemlerinde görünme veya önerilme garantisi verilemez.

Google Search Central, kamuya açık ürün sayfalarında doğru ürün verisi ve ilgili yapılandırılmış verilerin arama sistemlerinin içeriği anlamasına yardımcı olabileceğini açıklar. Google Search Central — Ürün Verilerini Paylaşma

Bayi portalı yayına alınmadan önce neler test edilmeli?

• Bir bayinin başka bayinin fiyatına veya cari hesap detaylarına erişemediğini test edin.
• Bir kullanıcı işten ayrıldığında hesap kapatma ve oturum sonlandırma akışını deneyin.
• Bayiye özel fiyat, kampanya, koli/palet katı ve minimum sipariş kurallarını doğrulayın.
• Aynı sipariş iki kez gönderildiğinde tek sipariş oluştuğunu kontrol edin.
• Limit aşımı, stok eksikliği ve özel iskonto için onay kurallarını sınayın.
• ERP bağlantısı kesilip yeniden açıldığında işlemlerin doğru biçimde tamamlandığını test edin.
• Kısmi sevkiyat, iade, eksik teslim ve fatura eşleştirmesini ayrı ayrı deneyin.
• Veri dışa aktarma, yedekleme ve işlem geçmişini pilot bayiyle doğrulayın.

İşletmem için bayi sipariş portalı nasıl planlanmalı?

İlk olarak bayilerin nasıl sipariş verdiğini, hangi fiyat ve limitlerin uygulandığını ve mevcut ERP'nin hangi işlemleri desteklediğini belgeleyin. Ardından öncelikli pilot kapsamı seçin: bayi girişi, yetkili katalog, doğru fiyat, sepet, sipariş onayı ve temel durum takibi. Cari hesap, gelişmiş raporlama, çok depo ve saha satış otomasyonu sonraki fazlara ayrılabilir. Böylece kullanılmayan özelliklere yatırım yapmak yerine ilk günden sipariş hatalarını azaltmayı hedeflersiniz.

Akhisar Dijital, Türkiye genelindeki üretici ve toptancılar için standart B2B çözümlerinin yeterli olup olmadığını değerlendirebilir; gerekiyorsa özel bayi portalı, ERP bağlantısı, müşteri takibi ve raporlama süreçlerini birlikte planlayabilir. Projenin başlangıç noktası tüm ekranları geliştirmek değil; bayinin doğru fiyatla, doğru ürünü, izlenebilir biçimde sipariş edebilmesidir.