WhatsApp Business uygulamasında karşılama ve uzakta mesajları, müşteriye ilk temas anında ne olacağını açıklamak için kullanılır. Bu özellikler tam bir chatbot değildir; müşterinin ihtiyacını sınırsız biçimde anlayıp işlem tamamlamaz. Doğru kullanıldığında yanıt beklentisini yönetir, gerekli ilk bilgileri toplar ve ekibin dönüşünü kolaylaştırır.
Karşılama ve uzakta mesajı arasındaki fark
| Özellik | Ne zaman çalışır? | Doğru kullanım |
|---|---|---|
| Karşılama mesajı | İlk mesajda veya uzun süreli hareketsizlik sonrasında | Yeni konuşmayı karşılamak ve ilk bilgiyi istemek |
| Uzakta mesajı | Her zaman, özel saatlerde veya çalışma saati dışında | Yanıt verilemeyen zamanı ve dönüş planını açıklamak |
| Hızlı yanıt | Çalışan kısayolu seçtiğinde | Sık sorulan sorulara tutarlı ama insan kontrollü cevap vermek |
| Chatbot/API akışı | Tanımlanan olay ve kurallara göre | Menü, veri sorgulama, entegrasyon ve insana aktarım |
WhatsApp Business’ta otomatik mesaj kurulumu
- WhatsApp Business uygulamasında Araçlar bölümünü açın.
- Karşılama mesajı veya Uzakta mesajını seçin.
- Gönderme seçeneğini etkinleştirin ve metni düzenleyin.
- Uzakta mesajı için her zaman, özel zaman veya çalışma saatleri dışını seçin.
- Mesajın gönderileceği ya da hariç tutulacağı alıcıları belirleyin.
- İşletme profilindeki çalışma saatlerini kontrol edin.
- Farklı bir numaradan test mesajı gönderin.
WhatsApp, karşılama mesajının ilk kez yazan veya konuşmada 14 gün hareketsiz kaldıktan sonra yeniden yazan müşterilere gönderilebildiğini belirtir. Uzakta mesajlarının çalışması için ana cihazın internet bağlantısı ve doğru çalışma saati ayarları önemlidir.
İyi bir otomatik mesajın dört parçası
- Kimlik: Doğru işletmeye ulaşıldığını doğrulayın.
- Beklenti: İnsan yanıtının yaklaşık zamanını dürüstçe söyleyin.
- İhtiyaç: Sipariş numarası, hizmet türü veya uygun tarih gibi en az bilgiyi isteyin.
- Sonraki adım: Ekibin ne yapacağını veya müşterinin acil durumda hangi kanalı kullanacağını açıklayın.
Sektörlere göre hazır mesaj örnekleri
| Senaryo | Örnek mesaj |
|---|---|
| Genel karşılama | Merhaba, [İşletme]’ye ulaştınız. Size doğru yardımcı olabilmemiz için ilgilendiğiniz ürün veya hizmeti yazın. Ekibimiz çalışma saatleri içinde dönüş yapacaktır. |
| Çalışma saati dışı | Mesajınızı aldık. Şu anda çalışma saatleri dışındayız. [Gün/saat] itibarıyla dönüş yapacağız. Acil olmayan talebiniz için adınızı ve konu başlığını bırakabilirsiniz. |
| Randevu | Randevu talebiniz için hizmeti, tercih ettiğiniz gün ve saat aralığını paylaşın. Uygunluğu kontrol edip kesin onayı ayrıca göndereceğiz. |
| E-ticaret destek | Siparişinizle ilgili yardımcı olabilmemiz için sipariş numaranızı ve kısa sorun açıklamasını paylaşın. Kart veya şifre bilgisi göndermeyin. |
| Teklif talebi | Teklif hazırlayabilmemiz için ihtiyacınızı, bulunduğunuz ili ve varsa hedef tarihinizi yazın. Ekibimiz bilgileri inceleyerek size dönecektir. |
Otomatik mesaj ile chatbot arasındaki fark
Uygulamadaki hazır mesajlar belirli zamanda aynı metni gönderir. Chatbot ise menü sunabilir, veri kaynağından bilgi çekebilir, randevu oluşturabilir veya konuşmayı çalışana devredebilir. Hacim küçükse basit mesajlar yeterlidir; çok sayıda temsilci, sipariş sorgusu veya CRM kaydı gerekiyorsa resmî WhatsApp Business Platformu ve uygun entegrasyon değerlendirilmelidir.
Kaçınılması gereken otomatik mesaj hataları
- Kesin dönüş süresi verip uymamak
- Müşteriden gereksiz kişisel veri istemek
- Kart, şifre veya doğrulama kodu talep etmek
- Çok uzun ve menüsüz metin göndermek
- Botu insan gibi tanıtmak
- Talebi sorumluya aktarmamak
- Mesaj performansını satış veya çözüm sonucuyla ölçmemek
Sık sorulan sorular
WhatsApp otomatik karşılama mesajı kimlere gider?
Alıcı ayarınıza göre ilk kez yazan veya 14 günlük hareketsizlik sonrasında yeniden yazan müşterilere gönderilebilir.
Çalışma saatleri dışında farklı mesaj gönderilebilir mi?
Evet. Uzakta mesajı çalışma saatleri dışında veya özel bir zaman aralığında gönderilecek şekilde ayarlanabilir.
Otomatik mesaj chatbot mudur?
Hayır. Basit otomatik mesaj aynı metni belirlenen koşulda gönderir; chatbot menü, veri, entegrasyon ve insana aktarım gibi daha gelişmiş işlevler sunabilir.
Hazır mesajda fiyat yazılmalı mı?
Fiyat sabit ve güncelse yazılabilir. İhtiyaca göre değişiyorsa yanlış beklenti yaratmak yerine gerekli bilgileri isteyip insan yanıtına yönlendirmek daha doğrudur.