Online randevu sistemi müşterinin boş saat görüp seçim yapmasından daha fazlasıdır. Her hizmetin süresi, hazırlık payı, hangi personelin verebildiği, aynı anda kaç oda veya ekipmanın kullanılabildiği ve iptal kuralları doğru modellenmezse dijital takvim de çakışma üretir.
Randevu akışı hangi adımlardan oluşur?
- Hizmet veya görüşme türü seçimi
- Şube, uzman veya kaynak seçimi
- Uygun gün ve saatlerin gösterilmesi
- En az müşteri bilgisinin alınması
- Geçici rezervasyon veya doğrudan onay
- Hatırlatma ve hazırlık bilgisinin gönderilmesi
- İptal, erteleme veya bekleme listesi
- Geldi, tamamlandı veya gelmedi sonucu
- Satış, ödeme ve tekrar randevu bağlantısı
Takvime yazılmadan önce tanımlanacak kurallar
| Kural | Örnek soru | Risk |
|---|---|---|
| Hizmet süresi | Saç kesimi kaç dakika? | Arka arkaya gecikme |
| Hazırlık payı | Oda ne zaman yeniden hazır? | Kaynak çakışması |
| Personel yetkinliği | Bu hizmeti kim verebilir? | Yanlış uzman atama |
| Çalışma ve mola | Öğle arası ve izin nasıl kapanır? | Uygun olmayan saat |
| İptal penceresi | Müşteri ne zamana kadar değiştirebilir? | Boş kapasite |
| Aynı zaman kapasitesi | Kaç koltuk veya oda var? | Fazla rezervasyon |
Hazır randevu sistemi mi özel yazılım mı?
| Durum | Yaklaşım |
|---|---|
| Tek şube, standart hizmet ve basit takvim | Hazır randevu aracı |
| Birden fazla personel ve ödeme | Gelişmiş hazır sistem + entegrasyon |
| Üyelik, paket, seans veya özel kapasite | Özel uyarlama veya geliştirme |
| CRM, muhasebe ve saha süreci birlikte | Entegrasyon odaklı özel çözüm |
| İş modeli henüz net değil | Küçük pilot ve manuel doğrulama |
Hatırlatma ve iptal akışı nasıl olmalı?
Onay mesajında tarih, saat, hizmet, konum ve değişiklik bağlantısı açık olmalıdır. Hatırlatma zamanı hizmete göre belirlenmeli; müşterinin iptal veya erteleme yapabileceği kolay yol sunulmalıdır. Mesaj sayısını artırmak yerine gelmeme oranı ve yeniden doldurulan boş kapasite ölçülmelidir.
Müşteri verisi ve pazarlama izni
Randevu için gereken iletişim ve hizmet bilgisi ile kampanya mesajı izni aynı şey değildir. Aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza birbirine karıştırılmamalı; randevu işlemi gereksiz pazarlama onayına bağlanmamalıdır. Özellikle sağlık ve özel nitelikli veri içeren hizmetlerde hukuk ve güvenlik uzmanlığı alınmalıdır.
Randevu sistemi hangi göstergelerle ölçülür?
- Dolu kapasite oranı
- Müşterinin gelmeme oranı
- İptal edilen saatin yeniden dolma oranı
- Telefon ve mesajla manuel işlem süresi
- Randevu çakışması sayısı
- İlk randevudan tekrar randevuya geçiş
- Personel ve hizmet bazında gelir veya kullanım
- Müşteri çözüm ve bekleme süresi
Canlıya geçmeden önce sekiz test
- Aynı saate iki müşterinin başvurması
- Personel izin ve mola günü
- Uzun hizmetin gün sonuna taşması
- Müşteri iptali ve ücret iadesi
- Yanlış telefon/e-posta bilgisi
- Hatırlatma gönderilememesi
- Mobil ekran ve erişilebilirlik
- Veri dışa aktarma ve yedekleme
Sık sorulan sorular
Online randevu sistemi nasıl çalışır?
Hizmet, personel ve kapasite kurallarına göre uygun saatleri gösterir; müşteri bilgisini alır, onay ve hatırlatma gönderir, iptal ile sonucu kaydeder.
Kuaför için hazır sistem yeterli mi?
Tek şube ve standart hizmetlerde yeterli olabilir. Paket, üyelik, kaynak kapasitesi veya farklı entegrasyon varsa ayrıntılı test gerekir.
Randevu için kapora alınabilir mi?
Teknik olarak ödeme bağlantısı kurulabilir; iade, iptal ve tüketici koşulları açık biçimde tanımlanmalı ve hukuki uygunluk değerlendirilmelidir.
Randevu formunda pazarlama izni zorunlu olabilir mi?
Randevu hizmeti gereksiz pazarlama açık rızasına bağlanmamalıdır. Aydınlatma ve pazarlama izni ayrı amaçlarla ele alınmalıdır.